1年から6年までの学内試験を全てデータベース化して自由に検索する方法について

学内試験のデータベース化とは

6年の卒業試験の時に、今まで受けた試験を全部データ化して、QBオンラインのキーワード検索のような形で検索できるデータベースを作ったのでその時のことをメモしておきます。

例えば、〇〇の疾患がでるらしい、と聞いてその疾患名を検索窓から入力すると、今まで受けた試験の中から、関連する問題が一覧で表示される、といったようなものです。

用意するもの

・スキャナー(Scan snap)

・裁断機

↑上記2つは試験のデータがあれば不要です。↑

・Evernote(PDF検索のできるプランにします。有料ですが無料体験があるので、まずは無料体験で試すと良いと思います。)

※Evernote以外にも、Google driveにPDF検索機能があり、該当するキーワードがあるPDFを検索することはできます。

しかし、文書のどの部分に該当するキーワードがあるかまではジャンプすることができません。なので、今回はEvernoteを使いました。

手順

1,学内試験のPDF化

まず、学内試験をPDF化しておく必要があります。

PDFの文字認識に関してはEvernoteにUPするだけで文字認識が可能になるので必須ではありませんが、文字認識のクオリティはそこまで高くないので、もしソフトがあれば利用するのをおすすめします。

2,Evernoteへの取り込み

PDFファイルをEvernoteに転送します。

パソコンにPDFファイルを準備します。Evernoteのアプリもインストールしておきます。

※なお、スマホからでも同じような作業は可能ですが、一括で転送できるという点でパソコンからの作業をおすすめします。

Macの場合、ファイルから右クリックでEvernoteに転送するボタンがでるので、そこから転送します。

PDFを複数選択して、転送ボタンを押すと、自動でPDFをごとにノートが分割されてEvernoteに転送されます。とても便利です。

この際注意するべきなのは、1つのノートにつき、1つのPDFにすることです。

1つのノートに複数のPDFを入れると、検索の時にやや煩雑になります。

一覧性も悪くなるのでそれぞれ独立したノートにすると良いと思います。

なおここで厚生労働省が発表している医師国家試験の過去問を入れておくと、医師国家試験から検索することも可能になります。

3,検索

取り込みが終わったら検索窓からキーワードを入れて検索します。

キーワードに関連のある問題が含まれているPDFがリストアップされ、さらにキーワードがハイライト表示されます。

その際、Macの場合はCommand+Gで次を検索、Command+G+Shiftで前を検索できるので便利です。

ある程度データが大きくなると重くなるのでデータベースの整理を定期的に行うとよいでしょう。

(Googleなどで検索してみてください。)

まとめ

以上、PDFやWordのファイルを整理して、一括で検索するデータベース作りについてお伝えしました。

学校の試験対策として、QBオンラインのキーワード検索のような感じで、過去の問題に一瞬でアクセスできるようにしておくことはとても便利です。

試験問題以外にも、授業プリントや手持ちの参考書なども入れると、その内容からも検索することができます。

そして一旦取り込んでしまえば、取り込んだ書類を気持ちよく処分することもできます。

情報整理に悩んでいる方は、よろしければ参考にしてみてください。

Macでの作業手順の紹介になってしまっていますが、Windowsでも大差なく作業は可能かと思います。

ここまでお読みいただきありがとうございました。

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